Datenschutzerklärung — Kundenportal (portal.andreasotter.de)

1. Verantwortlicher

Andreas Otter (Consulting)
Hans-Nagel-Gasse 6
86152 Augsburg
Deutschland

E-Mail: schreib@andreasotter.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Kundenportal unter portal.andreasotter.de, über das Kunden (Buchautorinnen und -autoren) ihre Projektunterlagen einsehen, Verträge und Rechnungen abrufen, Liefergegenstände prüfen/freigeben und mit dem Team kommunizieren können.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieses Portals sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist regelmäßig:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, oder
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. Aufbewahrungspflichten für Rechnungen nach § 14 UStG).

3. Bereitstellung des Portals und Server-Logfiles

Beim Aufruf des Portals erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch technische Informationen (sogenannte Server-Logfiles), die Ihr Browser übermittelt, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browsertyp. Diese Daten sind zum technischen Betrieb und zur Sicherheit der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb).

4. Registrierung und Login (Magic Link)

Der Zugang zum Portal erfolgt ohne Passwort über einen Anmeldelink ("Magic Link"), der an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird. Es werden keine Passwörter bei uns gespeichert.

Der E-Mail-Versand erfolgt über den Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., USA) — siehe Abschnitt 7 (Empfänger) und 8 (Drittlandübermittlung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/Kontozugang).

5. Kundendaten im Portal

Im Rahmen der Nutzung des Portals verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: Name, Anschrift
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Vertrags- und Zahlungsdaten: Verträge, Rechnungen, Zahlungsstatus
• Steuerdaten: Steuernummer/USt-ID, soweit für die Rechnungsstellung erforderlich
• Projektinhalte: Angaben zu Ihrem Buch/Ihren Büchern, bereitgestellte Liefergegenstände und Ihr Feedback dazu
• Kommunikationsdaten: Nachrichten innerhalb des Portals, vereinbarte Termine
• Von Ihnen hochgeladene Dateien

Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung unserer vertraglich vereinbarten Beratungs-/Dienstleistungen verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Rechnungsdaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5.1 Geburtsdatum (freiwillige Angabe)

Sie können in Ihrem Kundenprofil freiwillig Ihr Geburtsdatum angeben. Diese Angabe ist optional und hat keinen Einfluss auf unsere Leistungserbringung, wenn Sie sie nicht machen. Wir nutzen sie ausschließlich, um Ihnen zu Ihrem Geburtstag zu gratulieren und Ihnen ggf. eine kleine Vergünstigung anzubieten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie das Geburtsdatum in Ihrem Profil löschen oder uns formlos kontaktieren (schreib@andreasotter.de).

6. Cookies und Tracking

Das Portal setzt keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken und keine Tracking-Tools ein. Sollte sich das künftig ändern, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und ggf. ein Einwilligungsbanner ergänzt.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten werden an folgende externe Dienstleister weitergegeben, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind (Art. 28 DSGVO) und vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet sind:

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

8. Übermittlung in Drittländer (USA)

Die oben genannten Dienstleister haben ihren Unternehmenssitz in den USA. Auch wenn die Server, auf denen Ihre Daten technisch gespeichert werden, in der EU (Frankfurt) stehen, kann eine Übermittlung in ein Drittland im datenschutzrechtlichen Sinn vorliegen (u. a. wegen möglicher Zugriffsrechte US-amerikanischer Behörden, sog. CLOUD Act).

Wir haben uns entschieden, diese Anbieter auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) weiter zu nutzen, die in den jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträgen enthalten sind. Diese stellen nach Auffassung der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau sicher.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Kundendaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung
• Rechnungs- und Vertragsdaten: zusätzlich für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO)

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit diese auf berechtigten Interessen beruht (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (LDA Bayern)
Promenade 27 (Schloss)
91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: schreib@andreasotter.de.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, u. a.:

• Hosting ausschließlich in der EU (Frankfurt)
• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS) und Verschlüsselung der gespeicherten Daten
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Kunden sehen ausschließlich ihre eigenen Daten
• Kein Passwort-Login (Magic Link)

12. Aktualität dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Weiterentwicklung des Portals oder bei Änderungen der Rechtslage angepasst werden. Es gilt die jeweils aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.